Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как выглядит вкладыш в трудовую книжку». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Правила заполнения вкладыша схожи с правилами заполнения самой книжки, так как он является его продолжением. Существуют только несколько особенностей:
- Вкладыш выдает и заполняет тот работодатель, у которого при трудоустройстве обнаружилось, что нужные страницы полностью заполнены;
- Титульный лист должен содержать дату заполнения вкладыша, а не дату заведения трудовой;
- По работнику указываются данные, которые актуальны к моменту выдачи;
- Титульный лист следует заверить подписью сотрудника, ответственного за заполнение трудовых, а также печатью компании (если она есть);
- Заполнять вкладышей можно неограниченное количество.
Такая ситуация может возникнуть в случае, если, например, выданный ранее вкладыш был утерян или в нём обнаружились серьёзные ошибки. В таком случае работник должен обратиться к тому нанимателю, который выдавал ему утерянный вкладыш. Работодателю необходимо сделать официальную пометку в трудовой книжке об аннулировании ранее выданного вкладыша и сделать пометку о выдаче нового документа.
Содержание:
Как заполнить вкладыш в трудовую
Такой вариант предусматривает прикрепление дополнительного материала в центр трудовой книжки. То есть, если развернуть документ на месте соединения страниц, то проще всего будет вставить вкладыш именно туда. Еще одним важным вопросом является процедура самого прикрепления дополнительных страниц. Так, в большинстве случаев вкладыши сшивают с трудовой книжкой.
Согласно законодательству РФ работодатель должен иметь свой штамп, если нет штампа – его необходимо заказать.
Вкладыши с окончанием записи вшейте между последней страницей и обложкой трудовых книжек. Хотя Правила ведения и хранения не уточняют, как и куда именно в трудовых книжках вшивать вкладыш, этот способ наиболее правильный (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Вкладыш заводится в тех случаях, когда в трудовой закончатся листы раздела «Сведения о работе». Ответственность за своевременное приобретение вкладыша и перенос в него всех необходимых сведений ложится на работодателя.
При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.
В подарок за регистрацию мы вышлем Вам нашу самую популярную книгу: «Расчет среднего заработка от отпускных до донорских» из серии «Библиотека журнала Главбух».
Как заполнить вкладыш в трудовую книжку
Сведения о них указывайте в книгах учета. В нашей рекомендации расскажем, как правильно оформить и вшить вкладыш.
Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:
- дату заполнения документа;
- персональные сведения о сотруднике.
Это довольно распространенная ошибка, исправляется она следующим образом. Зачеркивать такую запись нельзя, а заносится новая запись под следующим номером, где указывается, что информация является недействительной. После чего вносятся достоверные сведения.
Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную в приложении № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.
При этом сами по себе вкладыши без трудовых книжек недействительны (п. 11, 38 Правил, утв. постановлением № 225).
Куда пойти — податься кадровику? Отвечаем: звоним в ближайшую службу доставки такой специфической продукции, и оставляем заявку на покупку. Обращаем внимание на то, что вкладыши в трудовые книжки вправе продавать только «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации.
Иногда сотрудники кадровой службы ошибаются и заносят сведения в иные разделы, не заводя при этом вкладыш. Например, раздел «Сведения о работе» закончился и кадровик занес запись о переводе в «Сведения о награждениях».
Далее оплачиваем с расчётного счёта согласно выставленной калькуляции. Забрать бланки можно и самостоятельно.
Вкладыш подшивают к основной книжке, после чего на первой странице ставится штамп и указываются реквизиты вкладыша, включая дату выдачи, его серию и номер.
Нужно завести вкладыш, а вы не знаете как? В статье подробно рассказано о том, как оформлять вкладыши в трудовую, как их вшивать.
Как сделать запись «выдан вкладыш в трудовую книжку»
Еще одним особо важным нюансом становится прикрепление дополнительных страниц. Стоит заметить, что они в обязательном порядке должны составлять единое целое с самой трудовой книжкой.
Вносить новую запись в другие свободные разделы трудовой книжки нельзя. Например, запись о переводе вносят в раздел «Сведения о работе». Поэтому не вносите эту запись в раздел «Сведения о награждениях».
С технической точки зрения будет удобнее вшивать вкладыш в середину трудовой книжки, но тогда он будет разделять некоторые записи, поэтому во многих случаях его вшивают в конце суровой нитью примерно на четыре или пять проколов – между задней обложкой и последней страницей трудовой книги.
Сведения о вкладышах заносятся в специальный журнал учета, хранящийся в отделе кадров, с записью уникального номера и серии бланка.
Помарки и исправления не допускаются, в случае ошибки бланк считается испорченным и подлежит утилизации. Поскольку вкладыши — документы строгой отчетности, номер испорченного бланка обязательно фиксируется в журнале учета. Кстати, поэтому запись о наличии вкладыша, его серию и номер в трудовую книжку рекомендуется заносить уже после вшивания правильно заполненной вкладки. Прошу Вас оформить мне вкладыш в мою трудовую книжку в связи с окончанием в ней раздела «Сведения о работе».
О заполнении трудовых книжек читайте в материале «Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу».
Внимание. Оформили вкладыш — сразу же поставьте специальный штамп в трудовую книжку. Или надпись сделайте, что тоже важно, следующую: «выдан вкладыш». Мы же не разгильдяи, потому отметим на штампе в трудовой книжке реквизиты вкладыша (номер и серию). Правильный вопрос: какое место выбрать для записи? ТОЛЬКО титульный лист трудовой книжки, верхний угол с правой стороны.
Вкладыш — не самый часто используемый документ, и работа с ним имеет большой ряд особенностей. Наиболее значительными можно назвать следующие:
- Вкладыш заполняется отдельно от трудовой и подшивается после того, как будет полностью готов. Но действовать он начинает только после того как будет подшит в основной документ;
- Нумерация, используемая при заполнении вкладыша, продолжается в соответствии с нумерацией в трудовой. Начинать отсчет пунктов с нуля недопустимо;
- Вкладыш можно использовать для продолжения записей, для которых не хватило места в основном документе или же другом вкладыше;
- Все изменения личных данных работника во вкладыше необходимо отображать так же, как и в трудовой книжке;
- Все печати во вкладыше ставит тот работодатель, который вкладыш завел. Другие печати вместо них не допустимы.
Когда выдаете вкладыш, на титульном листе трудовой книжки поставьте штамп с отметкой: «Выдан вкладыш» и указывайте серию и номер вкладыша (п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). О том, где ставить этот штамп, в Правилах не сказано. Обычно штамп проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовых книжек.
На такой случай можно предусмотреть специальное условие на выдачу бланков бесплатно в коллективном договоре.
Не обойдём вниманием и такую книгу «Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ней». Тщательно и внимательно разносим все данные. Внутренний интерфейс книг достаточно прост для новичка.
Перейдем к правилам оформления вкладыша. Их достаточно много, но все они довольно просты:
- Заполняет вкладыш тот работодатель, что заполнил последнюю страницу трудовой. Делает он это даже в том случае, если запись была последней, сообщала об увольнении и после неё отметок быть не должно;
- На титульном листе ставиться фактическая дата оформления вкладыша;
- Во вкладыш вносятся новые, актуальные на момент регистрации данные. То есть сведения с первой страницы трудовой и сведения со вкладыша могут отличаться;
- При заполнении титульного листа ответственный сотрудник отдела кадров в обязательном порядке ставит подпись и печать организации;
- Заполнение ячеек с информацией проходит аналогично заполнению сведений в трудовой книжки.
Так случается, что у человека, который активно трудится, в трудовой книге незаполненные страницы указанных разделов быстро заканчиваются. Один из важнейших документов, имеющихся у любого работающего гражданина — его трудовая книжка. Она нужна для того, чтобы вносить сведения о трудовом стаже, местах и времени работы человека, его должностях и квалификации.
Как прикрепить вкладыш в трудовую книжку
Хоть такая процедура, как подшивание дополнительного вкладыша, со стороны не кажется слишком серьезной, в ней так же присутствуют очень строгие ограничения, нарушать которые недопустимо:
- Строжайше запрещено вносить правки и изменения во вкладыш, а так же править ошибки и помарки. Если при заполнении вкладыша были допущены ошибки, то он утилизируется, о чем составляется соответствующий акт;
- Не допускается подшивание новой трудовой книжки в старую, так же как и применение вырванных из чистой трудовой страниц;
- Не допускается замена старой трудовой на новую;
- В трудовую нельзя подшивать чистые белые листы;
- Не допускается изменение формы вкладыша.
Даже если свободного места в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки уже нет, это не означает, что нужно заводить новую книжку. В этом случае потребуется заполнить вкладыш. В статье рассмотрим как заполнить вкладыш в трудовую книжку.
Даты, как правило, указывают арабскими цифрами, например: 12.08.1982. Такие правила установлены пунктом 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 года под № 69 (далее – Инструкция № 69). Если дата рождения указана прописью, это не считается ошибкой. На основании Инструкции № 69 требуется вносить дату арабскими цифрами только непосредственно в разделах ТК или вкладыша.
Для продолжения корректного ведения записей следует использовать чистый бланк-вкладыш, содержащий девять разворотов «сведений о работе» целиком.
Как правильно оформляется вкладыш в трудовую книжку
В принципе, закон этого не запрещает — можете приобрести самостоятельно, т.к. все равно работодатель вправе высчитать с вас его стоимость. Непонятен ваш второй вопрос при этом, что за «недочет журналов»? Не ведется учет, связанный с кадровой работой со всеми вытекающими?
Вкладыш имеет строго установленную форму, представленную на иллюстрации выше. А ниже представлен чёткий алгоритм оформления вкладыша.