Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как устроен архив отдела кадров». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Оформление дел начинается с момента заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.
Важно Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения.
Для личных дел госслужащих его принято вести в бумажной форме, прошивая и удостоверяя подписями руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью организации. Такой Журнал обычно заполняется пока в нем есть место на протяжении нескольких лет сведениями о заводимых личных делах (это т.н. «переходящее» дело). После окончания Журнал необходимо закрыть по всем правилам: оформить итоговую запись о количестве зарегистрированных личных дел, если были ошибки в нумерации, то упомянуть это, и подписать (обычно это делает руководитель кадровой службы с указанием даты).
Содержание:
Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации
Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий: одного месяца — для использования работниками организации, для использования документов в читальном зале; 3 месяцев — во временное пользование для других организаций; 6 месяцев — для экспонирования документов.
Лучше всего создать для этих целей архив и на локальном уровне урегулировать его компетенцию (разработать Положение об архиве фирмы). Создать архив вам помогут Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Кроме того, положения о хранении документов содержатся в Федеральном законе от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ лОб обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50) и в Федеральном законе от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ лОб акционерных обществах» (ст. 89). В этих нормативных актах сказано, какие документы обязаны хранить хозяйственные общества. Это является необходимым условием для разработки локальных регламентирующих актов по созданию и работе архива. Для того, чтобы создать архив организации необходимо обратиться к Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данным нормативным правовым актом регулируются вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. С помощью этого документа работник кадровой службы получит представление об основных принципах организации архивного дела [1].
Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.
Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.
Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.
РФ от 17 марта 1994 г. № 552). А распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-Р лОб улучшении сохранности документов по личному составу» рекомендовало фирмам независимо от форм собственности включать в свои уставы (положения) специальные пункты. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица. Поэтому в любой фирме должен быть разработан комплекс мер, которые обеспечивают условия хранения документов.
Порядок подготовки дел к передаче в архив
Отбор документов для хранения производится на основании Перечня, утвержденного Приказом № 558. СоветОформляйте номенклатуру дел в организациях численностью более 50 человек, это позволит вовремя составлять необходимые документы и содержать в порядке весь объем кадровых бумаг. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел:
- постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
- кратковременного хранения (менее 10 лет).
Может. В пункте 2 статьи 13 Федерального закона лОб архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ сказано, что фирмы вправе (а не обязаны) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Если фирма не создает собственного архива, она может передавать свои документы на хранение в государственный архив (п. 20 Положения об Архивном фонде Российской Федерации). В этом случае фирма заключает с учреждением Государственной архивной службы договор о передаче документов на государственное хранение.
Следующий документ, с которым следует ознакомиться, — это Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Они распространяются на архивы государственных организаций и все негосударственные организации в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности [3].
Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения.
Ее форма приведена в Приложении № 28 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила хранения).
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации
Даже если правила формирования дел, принятые в вашей организации, подразумевают индивидуальный подход к большему числу категорий работников, но при этом сроки хранения личных дел всех категорий работников кроме высшего руководства одинаковые, то надобности заводить для них в номенклатуре дел отдельные строки – нет! Ваня: В ТОС меня привело желание подзаработать денег на свою мечту. Я хочу приобрести себе новый телефон. Про Трудовой отряд я узнал от своего друга Леши.
Архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов [1].
Кадровая документация, подлежащая постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, в обязательном порядке сдается в архив. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в центральный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в архиве организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Обязательно также обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г., далее — Перечень). В Перечне прописаны документы, образующиеся в деятельности любой организации, независимо от ее вида и формы собственности. Здесь же указаны сроки, сроки их хранения [4].
А если в фирме нет лица, ответственного за хранение документов, ответственность за сохранность документов несет руководитель фирмы.
А датой окончания – дата приказа об увольнении, даже если последний день работы человека в организации был позже.
Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Местоположение других сведений может варьироваться (это не принципиально). Чаще всего организации закупают уже готовые папки с нанесенными типографским способом полями, которые заполняются от руки. Реже титульный лист набивают на компьютере и распечатывают, потом приклеивают на обложку папки, но срок хранения дела длительный и со временем этот приклеенный лист может сильно пострадать.
Кроме того, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
На современном этапе практически каждая организация сталкивается с проблемой хранения документов. Согласно законодательству Российской Федерации, многие документы должны храниться на протяжении в 5, 10 и иногда и 20 лет.
Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.
В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.
При ликвидации фирмы документы передаются вышестоящей организации или правопреемнику. В случае их отсутствия (например, в результате банкротства) — на хранение в государственный или муниципальный архив. Перед передачей дел в обязательном порядке производятся проверка наличия документов, а также их научно-техническая обработка. Документы передаются организации-правопреемнику или в государственный (муниципальный) архив только по описям. По итогам передачи составляется акт установленной формы, в котором фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел. И описи дел прилагаются к акту, который подписывается или председателем ликвидационной комиссии, или конкурсным управляющим.
Название учреждения на обложке дела пишут полностью, с указанием подчиненности в именительном падеже (или указывают официально принятое сокращенное наименование).