Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец протокола экспертной комиссии по уничтожению документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Она ознакомила присутствующих с номенклатурой дел на 2013 год. Проинформировала об изменениях в оформлении записи документов в номенклатуре дел.
Зарегистрированные документы в этот же день передают на рассмотрение руководителю, его заместителям либо сразу непосредственно в структурные подразделения (в зависимости от распределения обязанностей и сложившихся внутренних традиций). В задачу руководства входит оперативно рассмотреть переданные документы.
После возврата документов в службу делопроизводства их необходимо в тот же день передать исполнителю. При наличии нескольких исполнителей подлинник всегда передается тому, кто назван в резолюции первым. Чтобы не возникало вопросов, когда документ поступил на исполнение и был ли он вообще передан определенному исполнителю, документы передают под роспись в журнале регистрации входящих документов.
Содержание:
Экспертиза ценности документов организации
Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве. Шаг 3. Заполним табличную часть:
- укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
- укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
- заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
- номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись. В нашем примере графа остается пустой;
- далее указывается номер дела, который присвоен в номенклатурном перечне;
- запишем количество единиц хранения. В нашем примере — «1 папка»;
- укажем срок хранения документации и номера статей по перечню.
Таким образом, разрешено:включать в акты на уничтожение бухгалтерских документов те из них, срок хранения которых истек к первому дню текущего периода;группировать однотипные справки под определенным заголовком.
Важно соблюдать следующие требования:
- документ регистрируется только того, как он был подписан имеющим на это право лицом – существует вероятность внесения изменений в документ, кроме того, его вообще могут не подписать, тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют, или будут пропуски номеров, или нарушится хронология регистрации,
- однократность регистрации каждого документа в день утверждения или подписания документа – если регистрация производится в службе делопроизводства, то в подразделениях может быть только учет.
Какие документы можно уничтожить?
Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя – ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял.
Обычно за своевременное и в полном объеме исполнение поручений отвечают начальники структурных подразделений. Задача службы делопроизводства – контролировать сроки исполнения.
Провести в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке уничтожение документов ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы, в количестве 330 единиц хранения, согласно представленному акту.
Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях.
В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.
Количество непредставленных документов для определения размера штрафа инспекторы могут определить расчетным методом (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 16.08.2013 № А67-160/2013). Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 24 единиц хранения согласовать.
В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.Соответствующий приказ может выглядеть так: ЗАО «Актив» Приказ 15 марта 2002 года N 43 О создании экспертной комиссии В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранениякоторых истек, приказываю: 1.
Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.
Уничтожать документы можно в году, идущем после года истечения срока хранения бумаги. Задача экспертной комиссии — проверить, какие документы можно уничтожать, а какие подлежат дальнейшему хранению.
Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
Большинство предприятий, вне зависимости от своей организационной формы, занимающихся переработкой или перепродажей натуральной продукции, закупают ее для своей …
И.С. Петухову – ответственную за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам.
Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.
Как создать экспертную комиссию — образец приказа
Хранить их необходимо в отдельной папке не менее 5 лет.
- Иванов И.И. – председатель комиссии;
- Петров И.Н. – секретарь;
- а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
При составлении акта иногда затруднительно выбрать из Перечня Минкультуры 2010-го года № 558 подходящую позицию со сроком хранения.Есть важный нюанс: многие наименования документов для удобства обобщают, поэтому заголовок, под которым они будут фигурировать, может отличаться.
В статье подробно рассмотрим: для чего необходим и как оформляется протокол комиссии по уничтожению документов.
В стандарте указан порядок оформления организационно-распорядительной документации. Это уставы, положения, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, договоры, акты, письма, справки и др. Новый стандарт распространяется на электронный документооборот.
Выдачу разрешения на оружие осуществляет Отдел Лицензионно-Разрешительной работы, обычно он находится по адресу ОВД. Для того, чтобы получить лицензию на приобретение …
Экспертная комиссия, назначенная приказом от 10.01.2014 г. № 4, составила настоящий акт о том, что документы, выделенные к уничтожению актом от 25.05.14 № 45, уничтожены путем сдачи в макулатуру (в опечатанном виде).
Комиссия по уничтожению документов Чтобы определить, какие документы уже не понадобятся и сроки хранения их вышли, нужно создавать специальную экспертную комиссию (ЭК). Если фирма у вас большая и документов накапливается достаточно много, комиссию можно создать постоянную.
В связи с этим часто встречается практика, при которой лишние экземпляры, копии, черновики, проекты, представляющие собой даже «россыпь» документов и их проектов, включаются в годовой акт о выделении документов к уничтожению, если в течение года исполнители не подвергали их своевременному шредированию в рамках политики «чистого стола».
Итак, задача делопроизводственной службы – ставить на контроль документы, напоминать исполнителям о приближающемся сроке исполнения, вести анализ результатов исполнения документов и информировать руководство о результатах.
В конце сводного акта (см. оранжевую заливку в Примере 2) предусмотрено оформление отметки о фактическом уничтожении документов и дел, например, путем шредирования.
Если экспертиза ценности проводится впервые
Сущность и особенности договора дарения Декларация по правам человека предусматривает владение имуществом. Процессы основаны на работе законодательной базы. Установлены …
Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению?
Основ о запрете разглашения сведений или оглашения документов, имеющих отношение к совершению нотариальных действий.
В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам.
Каждое федеральное министерство и ведомство утверждает собственный порядок документооборота, основываясь на нормативно-правовой базе.
Подлинники организационно-распорядительных документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса.
При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании.
Авансовый отчет по средствам, потраченным работником в командировке – это документ, подтверждающий расходование работником выданного аванса. Это один из нескольких …