Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец копии письма как приложение по госту». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Допускается тиражирование документов на гербовом бланке при их рассылке средствами оперативной полиграфии организации. При этом копии рассылаемых документов, имеющих юридическую силу (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т.д.), следует заверять печатью организации (см. п.п.3.27.). Список рассылки с количеством отправленных экземпляров хранится в деле вместе с подлинником рассылаемого документа или с копией рассылаемого письма.
ГОСТ определяет общие правила оформления документов, виды и образцы, схемы расположения реквизитов на документе и т.п. ГОСТ распространяется на документы на бумажном и электронном носителях.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с ФИНАНСОВЫМИ средствами, а также на иных документах, ПРЕДУСМАТРИВАЮЩИХ заверение подлинной подписи.
Содержание:
Эти статьи и документы могут быть Вам полезны
Бланки и печати подлежат обязательному учету. На бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии.
См. Пример 1. Но при этом практика сложилась такая, что в протоколах и распорядительных документах (таких, как приказы, распоряжения, решения, постановления) данный реквизит отдельно не оформляется, потому что считается достаточным упоминания наличия приложения в тексте самого протокола или распорядительного документа.
Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляют от поля без абзацного отступа. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал.
Что писать в сопроводительном письме, каждая организация и сотрудник могут решать самостоятельно, поскольку действующее законодательство не устанавливает какой-либо унифицированной формы.
Понятие служебных писем и их виды
Деловая переписка, как важная составляющая делового общения, является одной из важнейших частей делового этикета. При этом значительную часть документов любой организации занимают служебные письма, которые и связывают ее с внешним окружением: партнерами, госорганами, клиентами.
Во-вторых, можно использовать в тексте деепричастные обороты типа «внимательно изучив Ваши предложения» или «тщательно проверив Ваши замечания».
С правой стороны или по центру должны стоять реквизиты вашей компании. Шапка делового письма должна содержать обращение к адресату. Оформляется ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. адресата. Ниже можно указать Тему письма.
Методические рекомендации по работе с информационными ресурсами в среде «Кодекс-Сервер» для сотрудников Главного архивного управления города Москвы (Главархива Москвы) в 1 экз.
Сопроводительное письмо: пример
Каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю госкорпорации, высокопоставленному чиновнику или, на худой конец, в ЖЭК. Но если вы предприниматель или топ-менеджер, то обязаны научиться грамотно писать деловые письма. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ. 2014-03-01. — М.: ФГУП «Стандартинформ», 2014. — Пункт 68.
На официальном бланке уже будут расположены необходимые регистрационные реквизиты предприятия. Это несколько облегчит написание.
Но вы должны сами принять решение, как будете оформлять свои документы, и закрепить его в локальных нормативных актах (это может быть Инструкция по делопроизводству в комплекте с утвержденными формами документов, еще можно разработать их электронные шаблоны).
Структура, содержание и необходимые сведения
Кроме того, большая часть сделок начинаются именно с переписки, поэтому правильно оформленное и составленное письмо поможет создать благоприятное впечатление об организации-корреспонденте.
Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков и печатей, назначаются распорядительными документами руководителя организации.
Данный тип документов предполагает написание текстов в деловой форме. Это значит, что каждое письмо может быть посвящено только одному вопросу (теме).
Как отслеживается маршрут обращения
Оформление сопроводительного письма — не обязанность и не требование законодательства, а сложившийся обычай делового оборота. Каждый руководитель и сотрудник ведет деловую переписку, поэтому необходимо уметь грамотно составить обращение, чтобы упорядочить документооборот и иметь под рукой доказательство отправки и получения материалов другой стороной.
Проверка наличия, использования и хранения бланков и печатей производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи.
Если последний пункт имеет для вас принципиальное значение, то рекомендуется направить документацию заказным отправлением — это гарантирует доставку и подтвердит получение (что необходимо, к примеру, при обмене материалами между сторонами судебного разбирательства).
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов.
Особенности и правила применения
Список приложений. Это самый главный раздел — ведь именно прилагаемые документы являются целью и смысловым центром обращения.
Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.21.
Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Письмо может быть оформлено на бланках письма предприятия, структурного подразделения предприятия, должностного лица предприятия, либо на чистых листах писчей бумаги.
Для обоснования используют ссылки на подтверждающие (доказывающие) документы. При необходимости копии этих документов могут быть приложены к письму.
В ней излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма (один-два абзаца). При этом первый абзац вводной части текста письма должен быть самым коротким и предельно ясным. Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков и печатей возлагается на подразделения, ответственные за делопроизводство организации.
Понятно, что и в других организационно-распорядительных документах она может быть (в справках, докладных записках и т.п.).
Такое обращение прилагается к отправляемым документам, коммерческим предложениям или резюме. Поскольку его составление не является императивным требованием законодательства, то форма послания носит произвольный характер.
Общие правила деловой переписки
Аутсорсинг бухгалтерии от 1667 рублей в месяц. Персональная команда для вашего бизнеса: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик и бизнес-ассистент.
Поэтому, по нашему мнению, имеет смысл при наличии одного приложения данное слово писать в единственном числе, а при наличии нескольких – во множественном.
Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
Сразу следует отметить, что каждое письмо является индивидуальным. На его характер влияет множество факторов, таких, например, как личности отправителя и адресата, их должности, а также ситуация.