Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Архив кадровых документов сроки хранения и статьи». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Сроки хранения кадровых документов различаются в зависимости от важности конкретной формы. Какие требования предъявляются к срокам хранения отдельных видов кадровых документов и где они закрепляются, рассказано в нашей статье. В ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ закреплена обязанность организаций всех форм собственности сохранять определенные документы в течение сроков, специально установленных в отдельных нормативных актах.
Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия». Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
Содержание:
Основные правила формирования дел для организации хранения документов
Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных. Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством.
Кадровая документация формируется в дела, как правила, с наступлением нового календарного года в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. Такое формирование ведется в целях обеспечения быстрого поиска документов и подготовки их к архивному хранению.
Текущее хранение предполагает использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив. Оно возможно в двух видах: хранение в процессе исполнения документа и хранение исполненных документов. Исполненные документы необходимо сформировать в дела в соответствии с номенклатурой дел (п. 3.1 ГОСТ 7.0.8-2013, утвержденного приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст). При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования.
Правила архивирования документов в организации
Эта норма касается и документов по личному составу, входящих в состав кадровых документов. В ч. 3 ст. 6 закона № 125-ФЗ указано, что специально уполномоченный госорган утверждает перечень типовых документов, подлежащих хранению в архиве, с указанием сроков, на протяжении которых это хранение осуществляется.
Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством. Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы. Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем. В результате на «вечное поселение» в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов.
Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего срока. Все организации обязаны обеспечить надлежащее хранение кадровых документов. При этом важно соблюдать установленные сроки хранения кадровой документации в организации. Как это правильно и функционально организовать, расскажем в данной статье.
Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.
На сегодняшний день эти два нормативных акта являются действующими. Однако они не являются нормативными актами, обязательными для исполнения, а носят лишь рекомендательный характер.
Очень важно соблюсти сроки хранения кадровых документов.», «alternativeHeadline» : «Правила и сроки хранения кадровых документов», «articleBody» : «Есть несколько вариантов, как и где хранить кадровые документы: в архивном учреждении, организовать внутреннее хранение или поручить это каждому структурному подразделению.
Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле). Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями установлена п. 1 ст. 17 данного Закона. Архивным документом согласно п. 2 ст. 3 Закона об архивном деле является материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства.
Обеспечьте хранение документов
Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.
Кроме того, обязанность организаций хранить документы закреплена в законах об акционерных обществах и ООО (ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). К документам, обязательным для хранения, в частности, относятся:
- документы по личному составу;
- положения, приказы и т. п., обязательные к исполнению всеми сотрудниками организации.
Сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Личная карточка работника. Состав и изъятие документов из личного дела.
Порядок формирования дел для хранения документов в организации
Практически все разновидности документов по личному составу приведены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Из этой статьи вы узнаете: Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов в организации Срок хранения кадровой документации в 2015 году определяется приказом Минкультуры России №558 от 25 августа 2010 года, который пришел на смену ранее применявшемуся «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 6 октября 2000 года. С момента вступления в силу данного приказа изменились сроки хранения некоторых видов деловых бумаг, в том числе не востребованных работниками трудовых книжек (теперь их следует хранить не 50, а 75 лет) и табелей учета рабочего времени, которые теперь должны храниться не 1 год, а 5 лет.
Руководитель организации самостоятельно решает, как и где будет хранить документы компании (ст. 13, 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Есть несколько вариантов. Организация может передать документы на хранение в архивное учреждение, организовать внутреннее хранение документов всех подразделений, филиалов или поручить каждому структурному подразделению хранение своих документов. Для каждого варианта будут действовать одинаковые сроки хранения. Организации не вправе уменьшить срок хранения по своему усмотрению.
Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.
Правила уничтожения документов в организации
Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статьях 230, 230.1 Трудового кодекса, статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень). В ситуации, когда срок хранения кадрового документа установлен на уровне закона, применяйте нормы закона, а не Перечня. Срок хранения документов начинает течь с 1 января года после года, в котором они были закончены делопроизводством, а не созданы (п. 2 ст. 21.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
С 13 марта 2016 года изменен срок хранения документации по личному составу. Теперь период хранения такой документации составляет 50 лет, вместо 75 лет.
К документам по личному составу относятся архивные документы, которые отражают трудовые отношения сотрудника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В частности, к ним относятся:
- приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);
Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого документа содержится понятие персональных данных работника. Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений.
Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, можно найти в пункте 5 Указа Президента РФ от 01.06.98 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности». Несмотря на то что данный документ регламентирует ведение личных дел госслужащих, этот перечень можно использовать и другим компаниям.
В качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов большинства организаций используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень состоит из 12 разделов, отражающих основные направления деятельности предприятий и включающих документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Есть несколько вариантов, как и где хранить кадровые документы: в архивном учреждении, организовать внутреннее хранение или поручить это каждому структурному подразделению. Очень важно соблюсти сроки хранения кадровых документов.
Сроки хранения кадровых документов в организации
Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.
Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии.
Еще одно принципиальное нововведение: исчисление нового срока хранения начинается со дня создания документов, а не с даты увольнения работника, как было раньше.
Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.