Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Делопроизводство 2019 вх и исх номера». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Если срок исполнения соблюсти не удается, необходимо написать служебную записку руководителю с просьбой о продлении сроков исполнения для внутренней документации или ходатайство с той же просьбой в организацию контрагента с изложением причин задержки сроков.
Поэтому грамотная организация кадрового делопроизводства является очень важной составляющей работы любой компании. Процесс этот довольно трудоёмкий и требует определённого опыта и знаний действующего законодательства РФ. Номенклатура дел — это систематизированный список наименований дел, которые образуются в делопроизводстве ЗАО «Малый кадр».
Содержание:
Регистрация документов. входящая и исходящая корреспонденция.
Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму. Вх.
Регистрация исходящих документов происходит в соответствии с системой регистрации, принятой в компании. Номер письма должен быть уникальным. Под одним номером в организации может быть зарегистрировано только одно письмо!
Подготовьте проект документа. Исходящие письма могут быть инициативными и ответными. В первом случае вы начинаете (инициируете) переписку с другой организацией или конкретным человеком по какому-либо служебному вопросу. Ответное письмо должно содержать информацию, соответствующую поступившему запросу.
Датой отправляемого является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. В разделе Контрагенты дважды кликните по названию контрагента-отправителя.
Не так сложно наладить в организации делопроизводство, образцы документов в этом помогут. Главное – соблюдать соответствие документации принятым стандартам, а также оперативно следить за изменениями в законодательстве РФ. В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь. Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих.
Еще десять лет назад каждая организация имела свой отдел кадров и процесс делопроизводства был достаточно стандартизированный, не требовавший творческого подхода от сотрудников этого отдела.
Исходящей документацией называются официальные письма, которые организация направляет сторонним адресатам (поставщикам, потребителям, надзорным органам и т.д.) или иногородним коллегам. Ответственность за работу с этой корреспонденцией делят, как правило, два сотрудника: составитель и делопроизводитель. В обязанности первого входит подготовка и согласование текста. Второй регистрирует письмо, отправляет оригинал по назначению и хранит служебную копию.
Регистрация входящих документов
Основная ценность любого предприятия — это его кадры. Как бы ни продумывал пути развития своего бизнеса сам владелец, насколько бы выгодным и успешным он ему не казался, без команды опытных профессионалов, которые сумеют воплотить все задуманные планы начальника в жизнь, ничего не получится.
Напечатайте письмо в двух экземплярах на бланке вашей организации. Следите за правильностью оформления верхней части документа, так называемой «шапки». Кроме реквизитов компании, расположенных на бланке справа, в нее входят данные адресата и заголовок письма.
В шаблоне для исходящей корреспонденции ООО «РИТ» использует сокращённое обозначение года, и кроме того, начинает нумерацию писем в программе с номера 6: исх11-6, исх11-7, исх11-8 и т.д.
Нарушать этот порядок действий нельзя. Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться! До подписи письмо – не письмо, а только его проект.
Теперь номера новых писем будут формироваться в соответствии с маской, номера уже зарегистрированных писем останутся прежними.
При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в которую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе. При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить.
Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок.
Составление заголовков «Разная переписка», «Дело с отчетностью», «Руководящие материалы», «Документы по общим вопросам» и т.п. не допускается.
Деловые бумаги могут иметь и индивидуальный срок исполнения. В таком случае на бланке стоит отметка с указанием конкретной даты или же он может быть указан в самом тексте.
Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Зачастую руководитель, решивший возложить на себя обязанности по подбору персонала, и при этом, откладывая на потом ведения всей необходимой документации по кадрам, приводит к серьёзной запущенности в документах кадрового делопроизводства. А это, естественно, приводит к серьёзным штрафным санкциям от контролирующих служб.
В пользовательском шаблоне можно использовать буквы, цифры и простейшие шаблоны для генерации номеров (перечислены в верхней части вкладки).
В верхнем левом углу напечатайте должность, инициалы и фамилию человека, которому предназначен документ, адрес организации или частного лица.
Если дело содержит переписку, следует указывать — с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая). Вх. N │ └──────────────────────────────────────┘ Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов.
Регистрация исходящих документов: учетная форма
Номенклатуры дел отделов подготавливают сотрудники отделов, хорошо знающие задачи и документацию отдела, и визируют руководители отделов. Затем номенклатуры дел представляются на согласование секретарю генерального директора для последующего их включения в сводную номенклатуру дел ЗАО «МАЛЫЙ КАДР» и утверждения. Утверждает сводную номенклатуру дел генеральный директор.
То же относится к счетам и актам, договорам, проектам, сметам и всем остальным документам, которые создаются в отделах компании и должны быть отправлены. Подробнее об этом написано в статье про сопроводительное письмо.
Ну а если проверяющим будет совсем незачто уцепиться, тогда пожалуй укажут в акте проверки. Регистрация исходящих документов Подписанные руководителем регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем.
Кадровое делопроизводство — это система управления кадрами, обеспечивающая бесперебойную работу с документооборотом предприятия, связанного с персоналом, его перемещения внутри компании, учёта рабочего времени и расчётами с сотрудниками.
Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу. Многие канцелярии откажутся принять подписанное, но незарегистрированное письмо.
Начните основной текст с обращения к адресату и указания повода, по которому ему направляется данное письмо. Например: «Уважаемый Иван Иванович! Сообщаем Вам о проведении 14 января 2011 года плановой проверки санитарного состояния арендуемого здания». Правила делопроизводства (далее – Правила) разработаны в соответствии с подпунктом 11) статьи 167 Закона Республики Казахстан от 2 апреля 2010 года «Об исполнительном производстве и статусе судебных исполнителей» (далее – Закон) и определяют порядок ведения делопроизводства частным судебным исполнителем.