Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Письмо предупреждения пример скачать». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Текст служебной записки обычно составляют из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй — делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.
Целью их составления является оповещение адресата о наступлении какого-либо события, приближении срока исполнения обязательств, предупреждение о чем-либо. Таким письмом уведомляют о принимаемых отправителем решениях, которые так или иначе могут коснуться адресата. Деловое письмо является неотъемлемым элементов поддержания партнерских отношений между клиентами, поставщиками и заказчиками.
Содержание:
Пример составления письма-напоминания
Такое письмо может быть направлено также, если отправитель допускает возможность, что адресат, по независящим от него причинам, еще не получил письма, отправленного ему ранее.
Письмо-напоминание обязательно должно содержать
- сведения об отправителе и адресате (полные наименования компаний, а если дело идет об адресате, то еще и должность и ФИО конкретного сотрудника),
- причину напоминания,
- а также ссылки на законы и нормы, которые имеют отношения к напоминаемой проблеме или ситуации (при необходимости).
- Если дело касается невыполнения обязательств или нарушения закона, следует перечислить ссылки на них, а также возможные санкции и меры, которые готов предпринять отправитель для решения вопроса (с указанием сроков или периода).
- Не лишним будет напомнить и о возможности решения проблемы мирным путем, устраивающем обе стороны.
- В тех случаях, когда к письму прикладываются какие-либо дополнительные документы, в его содержании это тоже нужно отметить с указанием количества приложений и страниц каждого из них в отдельности.
Напоминаем, что в 1995 г. соглашение между Главным управлением образования Администрации Самарской области и Роскнигой подписано не было. Письма-требования составляются в ситуациях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции.
Как известно, всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую.
Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению. Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия.
Как всякое другое деловое письмо, письмо-уведомление является юридическим документом. То есть, вся информация, все сведения, которые в нем изложены, являются достоверными и подтвержденными. К оформлению документов, в том числе деловых и служебных писем, предъявляются общие требования, которые изложены в государственно стандарте — ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Письма-напоминания направляют тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: 1) напоминания о необходимости ответа на запрос; 2) напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут предприняты в случае их невыполнения.
Эти требования, хоть и достаточно жесткие, но вполне логичные, именно их соблюдение позволяет сохранить юридическую значимость этого служебного письма.
Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического лица, не поддается учету. Побуждение к какому-либо действию адресата в форме просьбы — самый распространенный вид речевого действия в деловом общении. В форме просьбы пишутся заявления, служебные записки, ходатайства.
Несмотря на неоднократные устные обращения к руководителю бригады, выполняющей монтажные и пуско-наладочные работы (г. Петров О.
Обычно написание подобных писем возлагается на руководителя структурного подразделения, интересы которого затронуты, юриста или секретаря организации. Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата.
К справочно-информационным документам в первую очередь относят деловые записки . переписку, протоколы, предложения, представления.
Грамотный текст, корректное оформление и соблюдение этики деловой переписки позволяет наладить не только взаимовыгодное сотрудничество, но и повысить имидж компании.
Служебная записка (разновидность письма) — форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.
При выполнении ремонтных работ на участке теплотрассы вблизи домов Пи 13 по ул. Янтарная были перекопаны подъездные дорожки к местам размещения мусорных баков.
Правила составления письма-напоминания
Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.
- Оферта представляет собой деловое предложение о сотрудничестве с указанием деталей договора и является предварительным этапом заключения основного договора;
- Основная цель сопроводительного письма – предоставление дополнительной информации, сведений или фактов, которые могут заинтересовать потенциального клиента или работодателя. Такие виды писем могут прекрасно дополнить резюме, оферту или коммерческое предложение;
- Гарантийное письмо относится к виду некоммерческой документации и представляет собой обязательство выполните те или иные действия (оплату, прием на работу или поставку товаров).
Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения и быть адресована любому непрямому руководителю, в том числе вышестоящему.
Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия. Такие письма могут содержать только собственно напоминание.
До того, как написать письмо-уведомление, необходимо ознакомиться с теми требованиями, которые установлены как к оформлению этого документа, так и к его содержанию. Эти требования, хоть и достаточно жесткие, но вполне логичные, именно их соблюдение позволяет сохранить юридическую значимость этого служебного письма. В статье рассказано о том, как написать письмо уведомление, образец которого также приведен.
Как написать письмо-напоминание
Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требовании о необходимости выполнения обязательств и «угрозы» в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.
Почти все многоаспектные письма содержат просьбу. Нередко одно деловое письмо содержит несколько просьб — однотипных речевых актов.
Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма
- Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
- Обязательно наличие полей: слева — 3 см, справа –1,5 см;
- В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
- В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
- Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
- Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.
Письмо-напоминание относится к разряду информационных писем. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить некие взятые на себя обязательства.
Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью. Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или предложение сотрудничества. Деловое письмо должно максимально четко выражать основную мысль и составлено с учетом требований деловой переписки.
В первой части письма в краткой повествовательной форме излагаются обстоятельства и причины, вызвавшие подготовку письма, и собственно напоминание (предупреждение).
Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.
Как отправить письмо-напоминание
Совсем не обязательно что при этом отправитель сомневается в том, что адресат забыл или не хочет выполнять принятые на себя обязательства, но это предупредительная мера, которая позволит избежать форс-мажора или аврала, если выяснится, что по какой-либо причине адресат все-таки выпустил из виду наступление какого-либо события.
В некоторых случаях письма-напоминания используются тогда, когда иная форма передачи сообщений от одной стороне другой по какой-либо причине невозможна (например, в соответствии с условиями договора).
Прошу Вас оказать содействие в получении денежного вклада на сумму 2 млн. руб. пенсионерке, вдове участника Великой Отечественной войны. Абрамовой Лидии Алексеевне, проживающей по адресу: г. Самара, ул.
Письмо-просьба – документ, который является одним из видов деловой переписки и составляется в виде обращения одного лица к другому. Данный вид документа может быть адресован как конкретному лицу, так и организации в целом.