Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как поставить номер исходящего письма». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции.
Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс. Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.
Регистрация исходящих документов Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения: На бланке письма, бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов (смотрите образцы бланков).
Содержание:
Регистрация исходящих документов
Например, в графе «дата резолюции» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.
Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.
На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, один экземпляр РКК, который помещается в справочную картотеку. В случае, когда документ берется на особый контроль, заполняется дополнительный экземпляр РКК и помещается в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (дату указывает составитель документа на копии, если срок не указан в тексте документа).
Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота.
Регистрация и учет отправляемых (исходящих) документов Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов. Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания. Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку. Как присвоить исходящий номер письма Здесь вам необходимо будет выбрать «Средства управления» и «Совместимость управления IIS 6.0». Нажмите на «Установить».
Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы. Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания. Формы и бланки, кроме строгой отчетности.
Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается.
Как правильно написать личное письмо
Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <1. <1 Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.
При журнальной форме регистрации порядковый номер исходящего документа всегда будет самостоятельным и никак не связанным с порядковым номером поступления.
Отправляемая по почте документация упаковывается с указанием адресатов (получателя и отправителя) и направляется в местное отделение связи. Важно помнить. Сотрудники службы ДОУ перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
Как видно, порядковый регистрационный номер входящего документа-запроса и порядковый регистрационный номер исходящего документа-ответа совпадают. Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.
Все получатели перечисляются в письме столбиком без указания слова «копия» (смотрите образцы написания адресатов). В случае направления письма 4 адресатам и более, их указывают обобщенно (например, «военный комиссариат»), а ниже делается в скобках ссылка на список (например, «(по списку рассылки)»). Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров (всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации) в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству. Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях. При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).
Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция. Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал. Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде (Word, Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию.
В РКК на исходящие инициативные документы (документы-запросы) графа «Отметка об исполнении документа» заполняется после получения ответного письма либо иной необходимой информации об исполнении документа. Если ответа не ожидается, то в соответствующей графе пишутся слова «В дело» с добавлением индекса дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа.
К нерегистрируемой корреспонденции относят рекламные буклеты, периодические издания, поздравительные открытки и пр. Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.
Некоторые секреты входящих документов
Сведения о документах-ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы. Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу. Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: — наименование организации; — очередной порядковый номер; — дату поступления. В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.
Регистрация документов в вопросах и ответах При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например: № 26-лс – в приказах по личному составу; № 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний. Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).
Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015.
Делопроизводство от а до я. работа с исходящей корреспонденцией
Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов по: Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта: Что значит присвоить номер приказу Присвоить номер приказу — значит: упорядочить процесс регистрации кадровой документации; ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг; облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение. Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх. №, а в журнале указывается их перечень с номерами экземпляров.
Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня. Если есть необходимость в срочности доставки адресатам, документация может отправляться спецсвязью или экспресс-доставкой (DHL, Pony Express и т.д.).
Как правильно зарегистрировать входящий документ?
Прессу и периодику. Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения (документы без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).
После выполнения всего вышеописанного у вас появится один настроенный домен, который будет отправлять письма.4 Добавьте еще один домен.
Вам понадобится
- — бланк организации;
- — компьютер, на котором установлен текстовый редактор;
- — журнал регистрации исходящей документации.
После исполнения входящего документа-запроса на нем проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».