Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал регистрации исходящих писем образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Программа для эмуляции CD/DVD приводов. Alcohol 52% позволяет создавать точные копии дисков и загружать их в виртуальные накопители.
Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.
В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:
- дата написания,
- реквизиты отправителя и получателя,
- вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),
Содержание:
Правила внесения данных и форма журнала
Журнал регистрации исходящих документов, офсет, скрепка 48 л. Обложка выполнена из белого картона, внутренний блок — офсетная бумага. На обложке отведено место для наименования организации, сроков начала и окончания регистрации.
Журнал регистрации исходящих документов — применяется для регистрации документов, отправляемых корреспондентам из организации.
Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов. Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.
Журнал регистрации исходящих документов на скрепке (48 листов, офсет)
Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами (приказом) или учредительными документами (уставом организации).
Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции.
Оформлена в соответствии с правилами бухгалтерского и управленческого учета. Высокое качество обложки и внутреннего блока. Название на обложке выполнено тиснением фольгой. Обложка — книжная (жесткий переплет), обтянута бумвинилом.
Согласуются бумаги только в случае необходимостиПодпись на проекте ставит генеральный директор. Или другой руководитель с соответствующими полномочиями.Секретарь регистрирует бумаги.
Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции
Обязан ли сотрудник, который ответственный за ведение журналов регистрации исходящих документов и регистрации входящих документов прошивать, пронумеровать, скреплять подписью и печатью директора организации? Нужно ли в журналах регистрации исходящих документов и регистрации входящих документов нумеровать страницы (писать ручкой номер страницы)?
Вниманию читателей предлагается журнал регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте (ГОСТ 12.0.004-90).
Журнал регистрации приказов — оформлен в соответствии с правилами бухгалтерского и управленческого учета. Отличается высоким качеством обложки и внутреннего блока.
Все первичные учетные документы нужно хранить не менее пяти лет. Это касается:
- кассовых книг;
- банковских документов;
- актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
- накладных и авансовых отчетов;
- переписки;
- путевых листов и журналов их учета;
- документов о получении зарплаты и выплате пособий;
- инвентаризационных описей о движимом имуществе.
Прессу и периодику. Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения ( без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).
Инструкция по делопроизводству учреждения образования «Поплавский ДС–СШ» утверждается директором.
Обращаем ваше внимание на то, что данный интернет-сайт носит исключительно информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, определяемой положениями пункта 1 статьи 437 Гражданского кодекса Российской Федерации.
Инструкция по делопроизводству учреждения образования «Поплавский ДС–СШ» утверждается директором.
Мониторинг версий популярных программ в реальном времени, мониторинг программ для Windows, Mac OS, Unix, а также приложений на IPAD и Андроид.
При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.
Сроки хранения бухгалтерских документов изменят
Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.
Рассмотрим пример оформления исходящего документа-ответа на письмо, а также пример заполнения РКК на него. Регистрация документа запись учетных данных одокументе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи и создания. То есть регистрировать нужно не только традиционные бумажные документы, но и те, что получены по факсу, электронной почте и другим каналам связи.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании. Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).
Компания «Делис Архив» оказывает услуги по хранению документов коммерческих и государственных организаций, а также физических лиц.
Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности. Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать? что не регистрировать? если регистрировать, то как? какие документы и каким образом хранить? кому рассылать? И тому подобные «страшные ужасы»!
Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.
Сейчас трудинспекторы штрафуют компании на 110—130 тыс. руб., если на проверке выяснят, что программиста или бухгалтера допустили к работе без медосмотра (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП).
А вот документы по основным средствам и инвентаризационные описи, которые не касаются ТМЦ, придется хранить постоянно.
Документы для расчета налогов и взносов
Благодаря электронной версии журнала можно осуществлять поиск, сортировку и применять разнообразные фильтры на находящуюся в нём информацию. Однако существует определённая вероятность сбоев в оборудовании, которые могут повлечь за собой потерю или искажение важных данных. Не стоит также забывать про вирусные атаки и несанкционированный доступ к информации.
При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.
Электронный журнал не подлежит распечатыванию. Но в этом может возникнуть необходимость при получении подписи исполнителя.
Ответ
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в учреждении образования «Поплавский ДС–СШ», их сохранность возлагаются на директора. При смене директора составляется акт приема-передачи документов и дел.
Подлежит регистрации в журнале вся документация, которая будет учитываться, исполняться и использоваться в справочных целях. Помимо этого, все бумаги следует разделить на те, которые должны быть зарегистрированы и те, которые не являются обязательными. Из нерегистрируемых документов выделяются:
- ГОСТ, ОСТ, ТУ;
- работы научного характера;
- графики, заявки, разнарядки;
- отчётная документация (статистическая, бухгалтерская и т. д.);
- личная корреспонденция;
- информация о расходе материалов;
- печатные издания;
- поздравительного и пригласительного характера;
- прейскуранты;
- программы совещаний;
- рекламная документация;
- учебные программы.
Часто лицо, передающее организации документы, требует, что отметка о присвоении регистрационного входящего номера была проставлена на дубликате документа, данная отметка будет означать, что документ принят и будет рассмотрен.
Журналом регистрации входящих документов пользуются при оформлении поступающей в пределы организации документации. Правильное и постоянное ведение журнала обеспечивает качественный учёт, систематизацию и последующую обработку корреспонденции, а он является главным управленческим компонентом организации.
В качестве дополнительных граф можно указать:
- количестве листов в документе;
- способ отправки;
- приложения;
- примечания;
- резолюция и т. д.
Внимание! Я буду «учить вас плохому»: вы, вероятно, уже читали в книгах по делопроизводству, что поступившая корреспонденция должна регистрироваться в день ее получения. На самом деле «день получения» – это понятие несколько размытое.
Рекомендации, которые я дам в этой статье, основаны на личном опыте и обкатаны в течение нескольких лет работы в канцелярии.
Кто исполняет обязанности, когда главный бухгалтер в отпуске
Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. Если выбран последний вариант, то лучше сделать для журнала плотную обложку, на который указывают название предприятие и период ведение журнала.
Исходящие документы, подписанные руководителем, регистрируются секретарем или службой делопроизводства в Журнале регистрации исходящих документов. При этом им присваивается уникальный порядковый номер.
При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по приказу директора другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.