Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Дела временного хранения до 10 лет». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.
Архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также делами по личному составу (п. 3.3.1 Правил работы архивов).
Содержание:
Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи
Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
Основ, кроме вышеуказанных реквизитов содержат наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются; оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В справках могут указываться дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса.
Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет хранения) и по личному составу.
(утвержденные Правлением НПСо 2 февраля 2012 г.)
Дела временного хранения со сроками хранения до десяти лет передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения уничтожаются.
При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рационально индивидуальные личные дела, как правило небольшие по объёму, объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения.
Дела постоянного срока хранения, передаваемые в соответствующий архив по описи (приложение N 18), должны быть полностью оформлены в соответствии с пунктом 69 Правил.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кадровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтожению, имеющего типовую форму.
Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т.д.
Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или по алфавиту. При систематизации дел можно использовать номенклатуру дел. Дела по личному составу систематизируются отдельно, т.к. на них составляется самостоятельная опись.
Федеральный закон от № 43-ФЗ: новые сроки хранения документов по личному составу
Дела постоянного срока хранения по месту формирования хранятся не более 75 лет с момента их окончания.
Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор. На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы.
Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.
ЦЭК (ЭК) возглавляет работу по отбору документов, подлежащих передаче на архивное хранение, и к уничтожению и документов с истекшими сроками хранения. Указанные работы проводятся ежегодно на основании перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел организации, предусматривающей сроки хранения соответствующих видов документов с учетом примечаний.
Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.
Каждое дело комплектуется из документов по одному вопросу, имеющих один срок хранения. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии). Документы постоянного или временного сроков хранения группируются в дела раздельно.
Что такое временное хранение и на каких условиях оно предоставляется?
Контроль за исполнением Правил нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют территориальные органы.
Подлинники организационно-распорядительных документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса.
Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.
Оформление дел начинается с момента их заведения и завершается после окончания года, после проведения экспертизы ценности документов.
В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, в начале (по необходимости) бланки форм внутренней описи дел. Порядок хранения, архивации и уничтожения различных видов документов регламентируется достаточно большим количеством нормативных правовых актов. В их числе и федеральные законы, и постановления Правительства РФ, и ГОСТы, и приказы различных ведомств.
Учитывая особую значимость кадровой документации, 21 марта 1994 г. Председателем Правительства РФ В. С. Черномырдиным подписано распоряжение об улучшении организации хранения документов по личному составу.
Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы.
ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
Вопрос о сроках хранения документов в архиве часто вызывает в организациях немало споров и проблем, а также нежелательных последствий, в том числе связанных с нарушениями закона.
Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, а при наличии ЭК структурного подразделения — в трех. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу заседания ЭК.
В любом случае коммерческие организации и индивидуальные предприниматели должны хранить документы не менее десяти лет. Дальнейший же срок хранения определяется согласно действующему законодательству или необходимостью их дальнейшего использования. Приведем сроки хранения основных кадровых документов.
Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Сроки хранения документов в архиве
Одним из основных способов классификации документов в организации является разделение на документы временного и постоянного хранения, для каждого из которых определены сроки хранения. Что представляют из себя документы временного и постоянного срока хранения и какое время их нужно сохранять в компании?
Дела подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы (например, рукописи и т.п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки.
Периоды исполнения обязанностей лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, передача дел и печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации учитываются в журнале учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печати (приложение N 19).
Переписка группируется в пределах календарного года и располагается в хронологическом порядке. Приказы по личному составу комплектуются в дела в соответствии со сроками их хранения. Приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую должность, поощрении, длительных командировках, изменении фамилии группируются в одно дело.
В опись дел по личному составу структурного подразделения заголовки дел вносятся и систематизируются в соответствии с требованиями п. 165, 166 Правил работы архивов.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия (утв. приказом Управления по делам архивов Республики Бурятия от 29 июня 2010 г.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, черным графическим карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи нумерации не подлежит.
Кто назначает лицо, ответственное за архив
Срок передачи дел не должен превышать 30 дней с момента сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, если Правилами не установлено иное. При увольнении лица, ответственного за делопроизводство, не являющегося нотариусом, передача дел должна осуществиться до дня его увольнения.
Документы в деле располагают в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.
Отдел кадров не является исключением. Как и в любом другом структурном подразделении, в нем образуется огромное количество бумаг.