Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Виды приказов в организации и их нумерация». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
При ежедневной работе кадрового специалиста возникает большое количество документации, как входящей, так и исходящей. Для удобной ориентации в большом объеме информации требуется систематизация документов и их нумерация.
Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.
Приказы могут составлять каждый раз индивидуально (т.е. для каждого работника, для каждого действия), по простой форме, а могут оформляться по разработанным и утвержденным в организации унифицированным формам.
Содержание:
Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия
Но актуальными они быть не перестали, ведь зачем изобретать новые виды или формы документов, если есть уже адаптированные под каждый вид деятельности? Можно либо пользоваться уже принятыми, либо утвердить свои формы документов. То есть можете уже без опаски применять произвольные формы приказов вместо утверждённых ранее, но суть они должны отражать чётко.
Наименование вида документа (слово «ПРИКАЗ») принято писать по центру прописными буквами через 2–4 межстрочных интервала после наименования организации.
Нельзя забывать о том, что кадровые документы это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий.
Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).
Как правильно нумеровать приказы по кадрам и основной деятельности
Чем больше компания, тем больший объем документов проходит через кадровую службу. Поэтому ориентироваться в документах, обращая внимание только на дату издания будет достаточно сложно.
По расположению реквизитов бланк приказа может быть продольным или угловым (центрированным или флаговым). Подробно со всеми этими вариантами оформления мы разбирались в предыдущем номере журнала. А далее в этой статье будем придерживаться продольного расположения реквизитов, чтобы уделить больше внимания другим важным аспектам оформления.
Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.
Особенность приказов по личному составу их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003, и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма N Т-2), личные дела, лицевые счета и другие кадровые документы.
Регламентация создания приказов
Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказы по личному составу:
- о приеме на работу (унифицированные формы Т-1, Т-1а);
- о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а);
- о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а);
- о прекращении трудового договора (увольнении) (Т-8, Т-8а);
- о направлении в командировку (Т-9, Т-9а);
- о поощрении (Т-11, Т-11а).
Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:
- в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;
Если имеется вышестоящая организация (или приказ издается обособленным подразделением), то ее сокращенное (или полное, если нет сокращенного) наименование указывается над наименованием организации-автора (в Примере 2 это «РОСАРХИВ»). Желательно наименование вышестоящей организации и автора документа все-таки отделять друг от друга пустой строкой (как в Примере 4).
Как упорядочить текущее делопроизводство
Поскольку приказы по кадрам принимаются к учету бухгалтерией, то при их подготовке должны выполняться требования, установленные п. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете».
Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:
- Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;
- Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.
Читайте статью Система Кадры: Приказ о направлении сотрудника в командировку Оригиналы в будущем могут понадобиться для удовлетворения социально-правовых запросов граждан о стаже работы, полученных наградах, размере заработной платы и других немаловажных аспектах трудовой деятельности.
Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Приказы по организационным вопросам и основной деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.
Кадровое делопроизводство предполагает издание и хранение большого количества документации. Для удобной ориентации в ней используется специальная нумерация.
Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом.
Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.
Присвоить номер приказу — значит:
- упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
- ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
- облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.
К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Неиспользование унифицированных форм может привести к возникновению проблем при прохождении аудиторских проверок и проверок налоговыми органами, так как для бухгалтеров унифицированные формы являются обязательными для использования. В п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010) указано: «Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты для данного документа».
Ограничительные отметки понадобятся для того, чтобы оперативно и правильно вписать соответствующие реквизит в нужном месте. Для кадровой службы значимыми являются отметки для границ расположения даты документа и его регистрационный номер. Основные документы, связанные с трудовыми отношениями, индексированы литерой «Т». С начала 2013 года унифицированные формы документов, которые обязаны были применять все делопроизводители, утратили свой титул обязательности.
Порядок нумерации приказов в кадровом производстве
Для упрощения оформления приказов кадровые службы совместно с делопроизводителями разрабатывают бланки приказов, в которых наряду с перечисленными в п.п. «а» — «в» реквизитами включает иные необходимые сведения. Какие реквизиты необходимы, а какие желательно внести в бланк приказа, кадровики определяют в соответствии с новым стандартом делопроизводства, введенным в действие с 01.07.2003 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
При издании одного совместного приказа несколькими равнозначными организациями их наименования располагаются на одном уровне (Примеры 3 и 16). Если одна из организаций вышестоящая, то она указывается на приказе выше нижестоящей (Пример 17).
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.
В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).
В бланке приказа указывается полное наименование организации (в т.ч. полностью организационно-правовая форма), а ниже в скобках – сокращенное наименование, если таковое имеется и закреплено в Уставе (в Примере 2 это аббревиатура «ВНИИДАД», в Примере 4 – ЗАО «СПК-Самара»).
Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, оформляют в текстовой форме на бланках организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. К текстовым приказам относятся приказы:
- о поручении дополнительной работы (совмещении);
- об изменении условий трудового договора (режима работы, продлении срока договора и др.);
- о переносе отпуска или его продлении;
- об отстранении от работы и допуске к работе после отстранения;
- о применении дисциплинарного взыскания и его снятии;
- об установлении надбавки к окладу;
- об изменении персональных данных работника;
- о присвоении разрядов, классности;
- о направлении работника на курсы повышения квалификации.
Чтобы быстро и без ошибок оформлять кадровые документы, утвердите Инструкцию по кадровому делопроизводству. Это локальный акт, который определяет состав и правила подготовки кадровых документов в компании. Чтобы облегчить вам задачу, эксперты журнала «Справочник кадровика» разработали образец Инструкции с учетом нового ГОСТ. Также учли особенности делопроизводства в бюджетных организациях.